Assistant de direction

Informations générales
Intitulé de l'offre: Assistant de direction
Domaine d'emploi: Administration
Type de contrat: Contrat à durée indéterminée
Nombre de postes à pourvoir: 1
Taux temps de travail: 1 ETP
Modalités horaires: Régime de travail variable avec des horaires flottants
Barème: IFIC 14
Recrutement avec possibilité de constitution de réserve.

Objectif général

Sous la responsabilité du Directeur Général, l’Assistant de direction assure :

  • Le secrétariat de la Direction Générale ;
  • La coordination des activités du Secrétariat de Direction et du Directeur Général.

L'Assistant de direction aide le Directeur général en le déchargeant de toutes les tâches administratives. Il gère l'agenda et joue un rôle d'interface auprès des divers interlocuteurs de son employeur.

Position hiérarchique
Le poste d’Assistant de direction se situe au niveau de l’organigramme de la Direction Générale. Il dépend hiérarchiquement du Directeur Général.

Missions / activités

L'Assistant est responsable de l'ensemble du courrier de son directeur. Il le classe par ordre de priorité et l'archive si nécessaire. Il assure la gestion de l'agenda. Il planifie et organise les réunions et les rendez-vous selon les disponibilités et les priorités de son directeur. Il est en contact quotidien avec les collaborateurs de l’Hôpital. Il prépare les dossiers dont le manager a besoin, les range et les classe. Il rédige les comptes rendus des réunions auxquelles il a assisté et les envoie aux personnes concernées. Enfin, il rencontre plusieurs fois par jour son supérieur pour faire le point sur l'avancement du travail, les rendez-vous prévus et les communications à transmettre.

Profil recherché

Les compétences génériques

  • Innover : penser de manière innovante en apportant des idées novatrices et créatives ;
  • Décider : prendre des décisions à partir d’informations (in)complètes et initier des actions ciblées afin de mettre en œuvre les décisions ;
  • Partager son savoir-faire : montrer, transmettre et partager ses connaissances, ses idées et ses méthodes de travail ;
  • Ecouter activement : explorer, écouter et comprendre le message des autres et se mettre à leur place ;
  • Agir de manière orientée service : accompagner les clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs ;
  • Faire preuve de fiabilité : agir de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de partialité ;
  • Faire preuve d’engagement : s’impliquer entièrement dans le travail en donnant toujours le meilleur de lui-même, en cherchant à atteindre la meilleure qualité et en persévérant même en cas d’opposition ;
  • Gérer le stress : réagir au stress en se focalisant sur le résultat, en contrôlant ses émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique ;

Les compétences pratiques

  • Connaissance parfaite de Word, Excel, Powerpoint, et connaissance d’Access;
  • Maitrise de l’agenda Outlook ;
  • Maitrise parfaite de la langue française ;
  • Aptitude à la rédaction de courriers et de procès-verbaux, en faisant preuve d’une bonne capacité de synthèse ;
  • Aptitudes administratives ;
  • Excellentes capacités rédactionnelles ;
  • Communication assertive ;
  • Capacité d’analyse et de synthèse.

Les atouts

  • Expérience de 3 ans dans une fonction similaire ;
  • Expérience dans le secteur public ;
  • Expérience en gestion de projet ;
  • Maitrise de logiciels de traitement, de publication assistée par ordinateur (PAO) et de création graphique (ex : photoshop, Indesign, Illustrator, Canva).

 

Conditions d'accès
  • Etre titulaire d’un diplôme de niveau graduat ou bachelier ;
  • Satisfaire à l’épreuve de sélection.

Pour être valablement reçues, les candidatures seront accompagnées d'un CV à jour, d'une lettre de motivation et de la copie du diplôme requis.

Date de clôture des candidatures : 28/02/2024

Les candidats recevables seront invités à se présenter le 1/03/2024 à une épreuve écrite éliminatoire. Les candidats ayant réussi cette première étape seront invités à se présenter le 7/03/2024 pour l'épreuve orale.

postuler